1on1ミーティングの効果を最大限にする方法は？部下にストレスをかけないコツも解説！
1on1ミーティングの目的と重要性
上司と部下が1対1で定期的に面談を行う1on1ミーティングでは、さまざまな目的を達成することができます。
部下とのコミュニケーション強化
1on1ミーティングは上司と部下で日常業務では話せないような話題についても議論できます。相互理解が進むことで信頼関係も深まるでしょう。
部下の成長支援
部下のキャリア目標や育成計画について、1対1で詳細に話し合うことができます。上司は部下一人ひとりの強みや弱みを把握することができ、それを分析して適切なアドバイスやフィードバックを提供できます。
部下の悩みや問題の早期発見と解決
定期的な1on1ミーティングを行うことで、部下が抱えている悩みや問題を早期に発見し、解決に向けた支援やアドバイスをすることができます。部下もストレスを早期に解消することができ、前向きな気持ちで仕事に取り組めるでしょう。
1on1ミーティングのNG例
1on1ミーティングはさまざまなメリットがある一方、適切な方法で進めないと部下のモチベーションを下げることにもなってしまいます。以下にNG例を紹介するので1on1ミーティング実施の際の参考にしてください。
上司自身に明確な指導方針がない
まず、事前に部下がどのような性格やスキル、価値観をもっているか把握し、どのような支援や指導が必要か予想することが重要です。業務の一環として漫然とミーティングをこなしていてはよい効果は生み出せません。
一方的な指示や命令
1on1ミーティングは、上司が一方的に指示や命令を与える場ではありません。部下の意見を聞き、対話を通じて解決策を見出すことが重要です。
部下の話を聞かない
対話が成立していないのもNGです。部下の話に耳を傾けず上司側の議題ばかりを押し付けては、部下のモチベーションを下げてしまいます。部下の考えや懸念に耳を傾け共感を示すことが大切です。
ネガティブなフィードバックばかりする
フィードバックで部下の問題点ばかりを指摘するのは避けましょう。部下の良い点を認めてそこから改善点を探していくことで、部下のやる気を引き出すことができます。
個人的な話題に偏る
1on1ミーティングは業務に関する話題が中心であるべきです。個人的な話題に偏りすぎるとミーティングの目的を見失ってしまうだけでなく、場合によってはハラスメントになることもあるので避けましょう。
ミーティングの記録を残さない
ミーティングの内容を記録しないのもNGです。話し合った内容が曖昧になり、次回のミーティングに活かすことができないからです。ミーティングの内容は必ず議事録に残し、振り返りができるようにしましょう。
効果的な1on1ミーティングの進め方
では、具体的にどのように1on1ミーティングを進めればよいのでしょうか。ここでは効果を最大化するためのポイントを紹介します。
事前に議題を明確にする
事前に部下と相談し、話し合いたい内容を明確にしておきましょう。部下が話したい内容を優先し、上司側の議題はその後に追加するようにします。
発展性のある質問を用意する
「はい」か「いいえ」の二択ではなく、部下が答えやすくかつ発展性のある質問も用意しましょう。また、部下の回答に耳を傾けて共感を示すことで部下も発言しやすくなり、そこから改善策や次の目標などを見つけることもできます。
具体的かつ建設的なフィードバックを
部下の行動や成果に対しては具体的かつ建設的なフィードバックをしましょう。良い点を明確に伝え、その良い点を活かして改善点を解決できるよう指導することが重要です。また部下自身で解決策を考えられるように、質問を投げかけることも効果的です。
効果的な1on1ミーティングの頻度と時間
1on1ミーティングの効果を上げるためには、内容や進行だけでなく頻度と時間の設定も重要です。
部下のスケジュールに合わせた頻度
部下のスケジュールや業務の進捗状況に応じて、適切な頻度を設定しましょう。週1回や月2回など定期的に実施することで、コミュニケーションの継続性を維持でき、次回の課題へも取り組みやすくなります。
所要時間は1時間以内
1回のミーティングは30分〜1時間程度が適切です。短すぎると十分な話し合いができませんが、1時間以上だらだらと話し続けても部下の負担になってしまいます。そのため、長くとも1時間以内にミーティングが終わるよう議題を整理しましょう。
1on1ミーティングで話し合うべき内容
限られたミーティング時間で、部下と何を話し合うべきでしょうか。以下にその例をいくつか紹介します。
部下の業務進捗状況
部下の現在の業務内容や進捗状況を確認し、問題があれば解決策を話し合います。オーバーワークになっている、スキルが業務に追いつかないなどの問題がわかったら、業務の割り振りやスキル獲得のための時間を設けるなどの解決策を提案しましょう。
部下のキャリア目標と育成計画
部下の将来のキャリア目標やそのために必要なスキルについても積極的に聞いてみましょう。そのうえで部下の強みや弱みを把握し、部下が目標を達成できるように適切な育成計画を立てることで部下の成長を支援できます。
悩みや課題の共有と解決策
部下が職場の人間関係や環境に適応できているか確認し、問題があれば解決策を話し合います。職場の雰囲気や人間関係にストレスを感じていると仕事へのモチベーションも下がってしまいます。
1on1ミーティングの記録と振り返り方法
1on1ミーティングはただ実施するだけでなく毎回必ず記録を取りましょう。記録を振り返ることで、部下の成長や変化を確認し、新たな課題や議題を見つけることができます。
ミーティング内容を記録する
ミーティングは簡単なメモでも良いですし、音声記録を文字起こししたものでも良いでしょう。記録は簡易なもので構わないので、今回出た課題とそれに対する提案をまとめておき、次回ミーティングの振り返りに使いましょう。
次回ミーティングまでの宿題や行動計画を設定する
ミーティングで話し合った内容をもとに、次回までの宿題や行動計画を設定します。具体的な行動目標を立てることで、部下も迷わずに課題に取り組むことができます。
部下の成長や変化を確認する
毎回の記録は部下の変化を確認することにも役立ちます。1ヶ月ごとなど定期的に記録を確認し、必要に応じてフィードバックをしましょう。特にポジティブな変化があった面を丁寧に伝えることで部下のモチベーションを高めることができます。
部下と信頼関係を築いて成長を促そう
1on1ミーティングは上司と部下の信頼関係を築くための重要な機会です。部下のニーズや懸念に耳を傾け適切なサポートを提供することで、部下の成長を具体的に支援することができます。また、各部下に対してそのように接することでチームの生産性の発展にもつながるのです。上司として部下との良好な関係構築に努め1on1ミーティングを有効に活用し、部下の自発的な成長を促しましょう！
【筆者プロフィール】
伊藤鮎
2023年VALUE WORKS入社の編集・ライター。前職は約10年間書籍編集者として勤務。趣味はHIPHOPとメタルコアとKPOPと料理とお酒。
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